Ведение кадрового делопроизводства в Украине

Ведение кадрового делопроизводства в Украине представляет собой трудоемкий и длительный процесс, при котором необходимо постоянно учитывать нюансы Кодекса законов о труде Украины, трудового законодательства и нормативных актов, связанных с кадровым учетом, и постоянно отслеживать законодательные изменения.

Помимо этого, следует учитывать, что большинство кадровых документов в Украине оформляется на основании типовых форм, каждая из которых имеет утверждённые правила оформления.

В соответствии с законодательством Украины ведение кадрового учета является непосредственной обязанностью любого работодателя (предприятия, учреждения, организации) вне зависимости от формы собственности, вида деятельности, количества персонала и финансового оборота. Как правило, ведение кадрового делопроизводства в Украине для предприятий, организаций и учреждений включает:

1) подготовку первичных кадровых документов:

• приказов по кадрам (прием, перевод, премирование, взыскания, отпуска, увольнения, командировки и др.);
• штатного расписания;
• табеля учета рабочего времени персонала.

2) оформление кадровых документов:

• оформление больничных листов (заполнение кадровой информации);
• оформление справок с места работы;
• подготовка документации для оформления увольнения сотрудника в соответствии с законодательством Украины.

3) ведение кадрового учета:

• ведение личных карточек персонала и личных дел;
• ведение трудовых книжек и книги учета движения трудовых книжек;
• ведение книг/журналов учета приказов по личному составу;
• ведение учета остатков отпусков персонала.

4) подготовку и подачу обязательной отчетности по персоналу в государственные органы Украины:

• отчет 1-ПВ «Отчет по труду» (ежемесячно);
• отчет 1-ПВ «Отчет по труду» (ежеквартально);
• отчет 7-ПВ «Отчет о заработной платы по профессиям отдельных работников» (один раз в четыре года);
• отчет 1-ПВ «условия труда» (один раз в 2 года);
• отчет 3-борг «Отчет о задолженности по оплате труда» (ежемесячно);
• отчет 3-ПН «Информация о спросе на рабочую силу (вакансии)»;
• отчет 4-ПН «Информация о запланированном массовом увольнении работников в связи с изменениями в организации производства и труда»;
• отчет 10-ПОІ «Отчет о занятости и трудоустройстве лиц с инвалидностью» (ежегодно);
• Информация о занятости и трудоустройстве граждан, которые имеют дополнительные гарантии при содействии трудоустройства (ежегодно).

5) мониторинг ключевых рисков, связанных с финансовыми санкциями и уголовной ответственностью за невыполнение трудового законодательства:

• соблюдение норматива рабочих мест для инвалидов на предприятии;
• соблюдение квот для лиц, имеющие дополнительные гарантии (одинокие матери, дети-сироты, лица предпенсионного возраста, лица освобожденные после отбывания срока, выпускники учебных заведений, ранее нигде не работающие и т.д.)
• своевременность и правильность оформления увольнений;
• своевременность выплаты и правильность расчета заработной платы;
• полноту, объём и сроки подачи обязательной отчетности по кадрам;
• соблюдение соглашений о труде, норм трудового законодательства;
• соблюдение нормативов по охране труда;
• периодичность и документирование прохождения медицинских профосмотров;
• других требований, предусматривающих уголовную и существенную материальную ответственность.

С июня 2021 вступает в силу законодательство по учету трудовой деятельности работника в электронной форме. Согласно «реформы» работодатели должны в течение пятилетнего переходного периода вести трудовые книжки как в бумажной, так и электронной форме. В дополнение, в Реестр необходимо вносить каждую запись в виде сканированных или оцифрованных копий, предусмотренных законодательством документов. Фактически, теперь весь кадровый учет всех предприятий становится централизованным и под полным контролем государства. Такой «реформы» нет нигде в мире, даже в самых тоталитарных странах.

После переходного периода у предприятия остается обязанность вносить по требованию работника в бумажную трудовую книжку записи о приеме на работу, переводе и увольнении. Что сводит идею "уменьшение расходов работодателей на ведение бумажного документооборота" на нет.

Отдельно в кадровом учете можно выделить воинский учет в Украине. Несмотря на указания Минобороны об обязательности его ведении в компаниях, на предприятиях и в организациях, включая сообщении в военкоматы о принятии/увольнении военнообязанных граждан, заполнении в личных карточках персонала записей и соблюдении других положений воинского учета, в том числе и на случай военных действий, отсутствие реальной ответственности не стимулирует предприятия к его ведению. По сути воинский учет в Украине является пережитком прошлого.

Следует помнить, что кадровая служба предприятия обязана организовать эффективную систему по защите персональных данных работников в соответствии с законодательством Украины. Это подразумевает, что предприятие не может собирать о сотрудниках некоторые виды информации (о вероисповедании, политических взглядах и т.п.), данные о работниках компании должны быть строго конфиденциальны (как на организационном, так и техническом уровне), компания не может использовать различные виды слежки за персоналом, подслушивания их телефонных переговоров без их ведома, нарушать тайну переписки, в т.ч. и электронной, и осуществлять другой сбор информации о персонале.

В Украине проверку правильности ведения кадрового делопроизводства и соблюдение трудового законодательства на предприятии осуществляет ряд надзорных органов – центр занятости, фонды социального страхования, инспекции по охране труда, основной контроль осуществляет Департамент надзора за соблюдением законодательства о труде Министерства труда Украины. Как было указано выше, не соблюдение различных аспектов законодательства о труде ведет к материальной, административной и уголовной ответственности.

Следует учитывать, что данные кадрового учета являются основой для правильного расчета заработной платы и влияют на полноту и своевременность её выплаты.

Внимание, последние редакции законов и других нормативных актов Украины Вы всегда можете найти на сайте Верховного Совета Украины.