Член в Украине IAPA (Международная Ассоциация Профессиональных Бухгалтеров)

Кадровое администрирование

ул. Николая Пимоненко, 13,
Бизнес Сити Форум, офис 7B/35,
04050, Киев, Украина.

Tel.: +380 (44) 467 6353

Ведение кадрового делопроизводства в Украине

Ведение кадрового делопроизводства в Украине представляет собой трудоемкий и длительный процесс, при котором необходимо постоянно учитывать нюансы Кодекса законов о труде Украины, трудового законодательства и нормативных актов, связанных с кадровым учетом, и постоянно отслеживать законодательные изменения.

Помимо этого, следует учитывать, что большинство кадровых документов в Украине оформляется на основании типовых форм, каждая из которых имеет утверждённые правила оформления.


Кадровый учет и ведение кадрового делопроизводства в Украине

В соответствии с законодательством Украины ведение кадрового делопроизводства является непосредственной обязанностью любого работодателя (предприятия, учреждения, организации) вне зависимости от формы собственности, вида деятельности, количества персонала и финансового оборота.

Как правило, ведение кадрового делопроизводства в Украине для предприятий, организаций и учреждений включает:

1) подготовку первичных кадровых документов:

  • приказов по кадрам (прием, перевод, премирование, взыскания, отпуска, увольнения, командировки и др.);
  • штатного расписания;
  • табеля учета рабочего времени персонала.

2) оформление кадровых документов:

  • оформление больничных листов (заполнение кадровой информации);
  • оформление справок с места работы;
  • подготовка документации для оформления увольнения сотрудника в соответствии с законодательством Украины.

3) ведение кадрового учета:

  • ведение личных карточек персонала и личных дел;
  • ведение трудовых книжек и книги учета движения трудовых книжек;
  • ведение книг/журналов учета приказов по личному составу;
  • ведение учета остатков отпусков персонала.

4) подготовку и подачу обязательной отчетности по персоналу в государственные органы Украины:

  • отчет 1-ПВ (ежемесячный отчет);
  • отчет 1-ПВ (ежеквартальный отчет);
  • отчет 1-ПВ (ежегодный отчет);
  • отчет 3-ПВ (полугодовой отчет);
  • отчет 3-ПВ «условия труда» (ежегодный отчет);
  • отчет 6-ПВ (ежегодный отчет);
  • отчет 3-ПН (отчет по вакансиям);
  • отчет 4-ПН (план) (при увольнении персонала);
  • отчет 4-ПН (факт) (при увольнении персонала);
  • отчет 5-ПН (отчет по уволенным);
  • отчет о занятости и трудоустройстве инвалидов 10-ПИ (ежегодный отчет).

5) мониторинг ключевых рисков, связанных с финансовыми санкциями и уголовной ответственностью за невыполнение трудового законодательства:

  • соблюдение норматива рабочих мест для инвалидов на предприятии;
  • соблюдение квот для лиц, имеющие дополнительные гарантии (одинокие матери, дети-сироты, лица предпенсионного возраста, лица освобожденные после отбывания срока, выпускники учебных заведений, ранее нигде не работающие и т.д.)
  • своевременность и правильность оформления увольнений;
  • своевременность выплаты и правильность расчета заработной платы;
  • полноту, объём и сроки подачи обязательной отчетности по кадрам;
  • соблюдение соглашений о труде, норм трудового законодательства;
  • соблюдение нормативов по охране труда;
  • периодичность и документирование прохождения медицинских профосмотров;
  • других требований, предусматривающих уголовную и существенную материальную ответственность.

Отдельно в кадровом учете можно выделить воинский учет в Украине. Несмотря на указания Минобороны об обязательности его ведении в компаниях, на предприятиях и в организациях, включая сообщении в военкоматы о принятии/увольнении военнообязанных граждан, заполнении в личных карточках персонала записей и соблюдении других положений воинского учета, в том числе и на случай военных действий, отсутствие реальной ответственности не стимулирует предприятия к его ведению. По сути воинский учет в Украине является пережитком прошлого.

Следует помнить, что кадровая служба предприятия обязана организовать эффективную систему по защите персональных данных работников в соответствии с законодательством Украины. Это подразумевает, что предприятие не может собирать о сотрудниках некоторые виды информации (о вероисповедании, политических взглядах и т.п.), данные о работниках компании должны быть строго конфиденциальны (как на организационном, так и техническом уровне), компания не может использовать различные виды слежки за персоналом, подслушивания их телефонных переговоров без их ведома, нарушать тайну переписки, в т.ч. и электронной, и осуществлять другой сбор информации о персонале.

В Украине проверку правильности ведения кадрового делопроизводства и соблюдение трудового законодательства на предприятии осуществляет ряд надзорных органов – центр занятости, фонды социального страхования, инспекции по охране труда, основной контроль осуществляет Департамент надзора за соблюдением законодательства о труде Министерства труда Украины. Как было указано выше, не соблюдение различных аспектов законодательства о труде ведет к материальной, административной и уголовной ответственности.

Следует учитывать, что данные кадрового учета являются основой для правильного расчета заработной платы и влияют на полноту и своевременность её выплаты.

Внимание, последние редакции законов и других нормативных актов Украины Вы всегда можете найти на сайте Верховного Совета Украины.

Единая Украина!

© 2001-2016 Аудиторская фирма «Юнитс Консалтинг Лтд.» (Киев / Украина) – бухгалтерские услуги фирмы и бухгалтерское
обслуживание компании в Киеве, проведение кадрового аудита, ведение учета кадров и кадрового делопроизводства, аутсорсинг кадрового учета (Киев),
услуги по начислению и расчету заработной платы, кадрововое администрирование в Украине. Все права защищены.
e-mail: info@accounting-ukraine.kiev.ua тел: +380 44 4676353
Designed by Special.net.ua All rights reserved

Rambler's Top100

Audit firm Units Consulting Ltd.: Audit, Accounting, Payroll Services, Tax Services, QuickBooks Implementation Services and Company Formation Services