Незалежний член IAPA (Міжнародна Асоціація Професійних Бухгалтерів)

Розрахунок зарплати в Києві

вул. Миколи Пимоненка 13,
Бізнес Сіті Форум, Офіс 7B/35,
04050, м.Київ, Україна.

Тел.: +380 (44) 467 6353

Ведення кадрового діловодства на підприємстві

Ведення кадрового діловодства на підприємстві в Україні являє собою трудомісткий і тривалий процес, при якому необхідно постійно враховувати нюанси Кодексу законів про працю України, трудового законодавства та нормативних актів, пов'язаних з кадровим обліком, і постійно відслідковувати законодавчі зміни.

Крім цього, слід враховувати, що більшість кадрових документів в Україні оформляється на підставі типових форм, кожна з яких має затверджені правила оформлення.


Ведення кадрового діловодства та обліку кадрів на підриємстві

Відповідно до законодавства України ведення кадрового діловодства є безпосереднім обов'язком будь-якого роботодавця (підприємства, установи, організації) незалежно від форми власності, виду діяльності, кількості персоналу чи фінансового обороту.

Як правило, ведення кадрового діловодства в Україні для підприємств, організацій та установ включає:

1) підготовку первинних кадрових документів:

  • наказів по кадрах (прийом, переведення, преміювання, стягнення, відпустки, звільнення, відрядження і т.д.);
  • штатного розкладу;
  • табеля обліку робочого часу персоналу.

2) оформлення кадрових документів:

  • оформлення лікарняних листів (заповнення кадрової інформації);
  • підготовка довідок з місця роботи;
  • складання документації для оформлення звільнення співробітника відповідно до законодавства України.

3) ведення кадрового обліку:

  • ведення особистих карток персоналу та особистих справ;
  • ведення трудових книжок та книги обліку руху трудових книжок;
  • ведення книг / журналів обліку наказів з особового складу;
  • ведення обліку залишків відпусток персоналу.

4) підготовку та подання обов'язкової звітності по персоналу до державних органів України:

  • звіт 1-ПВ (щомісячний звіт);
  • звіт 1-ПВ (щоквартальний звіт);
  • звіт 1-ПВ (щорічний звіт);
  • звіт 3-ПВ (піврічний звіт);
  • звіт 3-ПВ «умови праці» (щорічний звіт);
  • звіт 6-ПВ (щорічний звіт);
  • звіт 3-ПН (звіт з вакансій);
  • звіт 4-ПН (план) (при звільненні персоналу);
  • звіт 4-ПН (факт) (при звільненні персоналу);
  • звіт 5-ПН (звіт зі звільнених);
  • звіт про зайнятість та працевлаштування інвалідів 10-ПІ (щорічний звіт).

5) моніторинг ключових ризиків, пов'язаних з фінансовими санкціями та кримінальною відповідальністю за невиконання трудового законодавства:

  • дотримання нормативу робочих місць для інвалідів на підприємстві;
  • дотримання квот для осіб, що мають додаткові гарантії (одинокі матері, діти-сироти, особи передпенсійного віку, особи звільнені після відбуття терміну, випускники навчальних закладів, які раніше ніде не працювали і т. д.)
  • своєчасність і правильність оформлення звільнень;
  • своєчасність виплати та правильність розрахунку заробітної плати;
  • повноту, обсяг і своєчасність подачі обов'язкової звітності з кадрів;
  • дотримання угод про працю, норм трудового законодавства;
  • дотримання нормативів з охорони праці;
  • періодичність та документування проходження медичних профоглядів;
  • інших вимог законодавства, що передбачають кримінальну та істотну матеріальну відповідальність.

Окремо в кадровому обліку можна виділити військовий облік на підприємстві в Україні. Незважаючи на вказівки Міноборони про обов'язковість його веденні в компаніях, на підприємствах та в організаціях, включаючи повідомлення у військкомати про прийняття / звільнення військовозобов'язаних громадян, заповненні в особистих картках персоналу записів і дотримання інших положень військового обліку, в тому числі і на випадок військових дій, відсутність реальної відповідальності не стимулює підприємства до його ведення. Власне військовий облік в Україні є пережитком минулого.

Слід пам'ятати, що кадрова служба підприємства повинна організувати ефективну систему з захисту персональних даних працівників на підприємстві відповідно до законодавства України. Мається на увазі, що компанія не може збирати про співробітників деякі види інформації (про віросповідання, політичні погляди і т.п.), дані про працівників компанії повинні бути суворо конфіденційні (як на організаційному, так і технічному рівні), компанія не може використовувати різні види стеження за персоналом, підслуховування їх телефонних розмов без їх відома, порушувати таємницю листування, в т.ч. в електронній формі, і здійснювати інший збір інформаціі про персонал.

В Україні перевірку правильності ведення кадрового діловодства та дотримання трудового законодавства здійснює ряд наглядових органів - центр зайнятості, фонди соціального страхування, інспекції з охорони праці, основний контроль здійснює Департамент нагляду за додержанням законодавства про працю Міністерства праці України. Як було зазначено вище, не дотримання різних аспектів законодавства про працю призводить до матеріальної, адміністративної та кримінальної відповідальності.

Слід враховувати, що дані кадрового обліку є основою для правильного розрахунку заробітної плати і впливають на повноту і своєчасність її виплати.

Увага, останні редакції законів та інших нормативних актів України Ви завжди можете знайти на сайті Верховної Ради України.

Єдина Україна!

© 2001-2016 Аудиторська фірма «Юнітс Консалтинг Лтд.» (Київ / Україна) - ведення кадрового обліку фірми та бухгалтерське
обслуговування компанії в Києві, кадровий аутсорсинг, кадрове діловодство, кадрове адміністрування,
розрахунок заробітної плати, послуги з ведення кадрового діловодства і кадрового обліку на підприємстві в Україні. Всі права захищені.
e-mail: info@accounting-ukraine.kiev.ua тел: +380 44 4676353
Designed by Special.net.ua All rights reserved

Rambler's Top100

Аудиторская фирма «Юнитс Консалтинг Лтд.»: Аудит, Бухгалтерские услуги и бухгалтерское сопровождение в Киеве, Аутсорсинг заработной платы и Услуги по QuickBooks